Tools für interne Kommunikation

Tools für interne Kommunikation

„Schon wieder so eine neumodische Erfindung. Unterhält man sich denn heute gar nicht mehr?“ So oder so ähnlich würde sich wahrscheinlich die ältere Generation zu dem Thema äußern. Womit sie auch nicht unbedingt unrecht hat. Immer mehr wird über das Internet bzw. den PC und mobile Endgeräte abgewickelt. Aber muss das unbedingt schlecht sein?

Das Problem

Ein Großteil der Kommunikation innerhalb eines Unternehmens läuft über die beiden altbekannten Kanäle Telefon und E-Mail ab. Und beide werden bei vielen Mitarbeitern mittlerweile nur noch als lästig empfunden. Ein andauerndes Klingeln des Telefons unterbricht zu oft den Arbeitsablauf und Denkprozess und auch E-Mails überfluten einen mit Informationen. Im Durchschnitt erhalten Arbeitnehmer 18 Mails am Tag. (http://www.derwesten.de/panorama/berufstaetige-erhalten-im-schnitt-jeden-tag-18-e-mails-id9582536.html) Eindeutig zu viel! Sie kosten Zeit und viele sind vermeidbar, müssen aber dennoch gelesen werden. Dass in Teams der Informationsaustausch manchmal kuriose Wege gehen kann, haben sicher schon einige selbst miterlebt. Es wird also besonders in großen Unternehmen zunehmend ein anderer Zugang zur Kommunikation benötigt, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu gewährleisten und vor allem unnötigen Zeitaufwand einzusparen. Also muss eine Technologie her, die das Problem löst.

Die Lösung?

Die Lösung lautet digitale Tools! Die richtige Auswahl der innerbetrieblichen Kommunikationskanäle ist von Unternehmen zu Unternehmen individuell und nach Zielsetzung zu bestimmen. Das Hauptziel besteht jedoch für alle Kanäle darin, den Informations- und Wissensfluss im Unternehmen zu verbessern, Missverständnisse zu verhindern, zeitintensive Kommunikation zu vermeiden und Feedback von außen zu erhalten. Mittlerweile gibt es eine Menge verschiedener Tools die interne Kommunikation vereinfacht:

Blog oder Microblogging
Unternehmensblogs bieten Mitarbeitern die Möglichkeit unabhängig von Standort und Arbeitszeitmodell über alles Wissenswerte informiert zu werden, was im Unternehmen passiert. Die freie Meinungsbildung, das Teilen von aktuellen Informationen mit jedem Interessierten und die schnellen Abstimmungsmöglichkeiten sind einige von den Vorteilen die dieses Tool mit sich bringt. Beim Microblogging ist die direkte und sofortige Kommunikation ein Vorteil, zumal hier auch die Möglichkeit besteht, Links und Bilder anzuhängen. Dazu ist es entsprechend einfach, sich mit Experten zu vernetzen. Manche der Tools sind Open-Source-Dienste, andere wiederum bringen Kosten mit sich. Die bekanntesten Microblogging-Tools sind status.net und Communote.

Wiki
Die Einsatzmöglichkeiten eines Wikis sind im Hinblick auf ein effektives Projektmanagement- und Wissensmanagements exzellent. Wikis funktionieren im Grunde wie das bekannte Onlinelexikon Wikipedia, eben nur intern. Nutzer können veröffentlichte Inhalte nicht nur lesen, sondern auch online direkt ändern bzw. ergänzen. Wikis tragen dazu bei Informationen festzuhalten, die ansonsten eventuell verloren gingen. Ein weiterer Vorteil stellt die kostenlose Nutzung dar. Viel benutze Wikis sind Foswiki und Confluence. Ein Best Practice Beispiel für die Anwendung eines Open-Source Wikis stellt die Synaxon AG dar. Die Bilanz ist durchweg positiv. Die erfolgreiche Durchsetzung des Wikis zeichnet sich unter anderem durch verbesserten Informationsaustausch unter den Mitarbeitern und schnelle Verbreitung von Unternehmensnews aus. (http://xwiki.espresto.de/ueber-wikis/best-practices/)

Social Bookmarking
Wie der Name schon verraten lässt, können beim Social Bookmarking Internetseiten mit Lesezeichen markiert und durch Schlagworte wieder auffindbar gemacht werden. Kollegen können nach diesen suchen und haben somit Zugriff auf die abgelegten Informationen/Quellen. Dieses Tool trägt also, wie bei den vorherigen vorgestellten Tools auch, dazu bei, die Isolation der Mitarbeiter untereinander aufzuheben. Social Bookmarking hat sich jedoch noch nicht so sehr als geeignetes Tool in den Unternehmen etabliert.

Instant Messaging / Apps
Wer Besitzer eines Smartphones ist, wird den Instant Messenger WhatsApp vermutlich schon kennen. Dort besteht die Möglichkeit einen Gruppenchat zu erstellen, der allerdings schnell unübersichtlich werden kann. Abhilfe schafft da zum Beispiel das Programm Campfire. Dieses Tool wurde ausschließlich für Gruppenchats entwickelt und funktioniert sowohl auf dem Smartphone als auch im Browser. Hauptsächlich wird dieses Tool von jungen Mitarbeitern, die mit der Smartphone-Technologie groß geworden sind, und Freelancern genutzt, die berufsbedingt eher selten an einem festen Arbeitsplatz arbeiten und trotzdem von überall aus und jederzeit mit ihren Kollegen in Verbindung bleiben und keine Unternehmensnews verpassen möchten. Durch die zunehmende Nutzung von mobilen Endgeräten wird Instant Messaging zwar eine große Zukunft nachgesagt, ist jedoch momentan noch nicht unter den Top genutzten Tools dabei und wird sich auch voraussichtlich nicht als fest etabliertes Standard Tool durchsetzen können.

Podcast
Podcasts bieten den großen Vorteil, dass sich Mitarbeiter Mediendateien wie beispielsweise Unternehmensnachrichten runterladen und unterwegs hören oder ansehen können. Diese Dateien sind kostengünstig und schnell produziert und erreichen in kürzester Zeit eine großflächig verteilte Belegschaft, ohne sich zu einem bestimmten Zeitpunkt zusammenfinden zu müssen. Die Mitarbeiter können so die Information, wann immer es Ihnen recht ist, online oder auch offline abrufen. Da Podcast jedoch nur eine Datenaufnahme ermöglichen und nicht auch Meinungsaustausch oder Bereitstellung von Informationen durch alle Mitarbeiter beinhaltet, wird auch dieses Tool in Unternehmen zur Verbesserung der internen Kommunikation eher selten genutzt.

Social Intranet
Soziale Netzwerke bieten sich sehr gut als Kommunikations-Werkzeug an. Hier können neue Kontakte geknüpft, Ideen ausgetauscht und Wissen geteilt werden. So werden Prozesse verkürzt, sondern auch Meetings oder Telefonkonferenzen überflüssig. Gegen den immensen Informationsfluss helfen spezielle Einstellungen, mit denen sich Updates und Statusmeldungen filtern lassen. Ein großer Pluspunkt – das Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter wird gestärkt, da sich Kollegen mit gleichen Interessen finden lassen. Die Tools sind zwar mit Kosten verbunden, bringen daher jedoch keinen Arbeitsaufwand mit sich. Es wird ein fertiges Programm bereitgestellt mit dem sofort losgelegt werden kann, ohne dass dieses erst noch von Grund auf neu erschaffen werden muss. Beispiele für Social Intranet Lösungen sind Yammer und Microsoft SharePoint. Als Vorzeigebeispiel dient hier das berühmte Möbelhaus Ikea, welches bereits den Microblogging-Dienst Yammer nutzt und davon begeistert zu sein scheint. Durch die finanzielle Unterstützung solcher Programme durch die dahinterstehenden Unternehmen wie beispielsweise der Unternehmensriese Microsoft, besitzt dieses Tool das Potential weiter zu wachsen und ausgebaut zu werden.

Fazit

Schlussendlich lässt sich sagen, dass sich sicher nicht die eine richtige Lösung zur internen Unternehmenskommunikation definieren lässt. Doch es lohnt sich auf jeden Fall nach geeigneten Alternativen zu den Standardinformationskanälen zu suchen oder zumindest nach Tools, die ergänzend zu einer besseren Kommunikation im Unternehmen beitragen. Durch die erleichterte Zusammenarbeit, die Wissensdokumentation und den Informationsaustausch im Netzwerk werden besonders häufig die Open-Source Wikis genutzt. Das Social Intranet macht das Unternehmen transparenter und flexibler und Instant Messenger als unternehmensinterne Tools sind die idealen Lösungen für Unternehmen, dessen Mitarbeiter keinen oder eher selten einen festen Bürositz haben und viel geschäftlich unterwegs sind. Mit einer klaren Zielstellung und konsequenter Umsetzung können dadurch Mitarbeiter enger zusammengeschweißt und der interne Informationsfluss enorm verbessert werden. Wenn das Austauschen von Informationen und Kommunizieren über andere Wege dann am Ende auch noch Spaß macht und nicht als unliebsame Pflicht empfunden wird, hat das Unternehmen eine Menge gewonnen.

 

Hinterlasse einen Kommentar